Thủ tục Gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Cập nhật mới nhất)
1. Tổng quan về Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn tối đa 05 năm và không vượt quá thời hạn ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài.
Khi hết thời hạn hoạt động, nếu thương nhân nước ngoài vẫn có nhu cầu duy trì hoạt động tại Việt Nam, cần thực hiện thủ tục gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện đúng quy định để tránh bị xử phạt hoặc chấm dứt hoạt động bắt buộc.
2. Căn cứ pháp lý
-
Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
-
Thông tư 11/2016/TT-BCT hướng dẫn biểu mẫu thực hiện theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
-
Nghị định 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
3. Điều kiện để gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện
Để được gia hạn, thương nhân nước ngoài cần đảm bảo các điều kiện sau:
-
Thương nhân nước ngoài vẫn đang hoạt động hợp pháp tại quốc gia nơi thành lập.
-
Văn phòng đại diện không vi phạm quy định pháp luật Việt Nam trong suốt quá trình hoạt động.
-
Hồ sơ gia hạn phải được nộp tối thiểu 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
4. Thời hạn và nơi nộp hồ sơ gia hạn
-
Thời gian nộp: Ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.
-
Cơ quan tiếp nhận:
-
Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
-
Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao (nếu Văn phòng đại diện hoạt động trong các khu này).
-
5. Hồ sơ gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện
Hồ sơ gồm có:
-
Đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu Bộ Công Thương).
-
Bản sao hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài (dịch tiếng Việt, công chứng).
-
Báo cáo tài chính kiểm toán hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của thương nhân nước ngoài trong năm gần nhất (dịch tiếng Việt, chứng thực).
-
Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hiện tại.
-
Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu (nếu người nộp hồ sơ không phải là Trưởng văn phòng đại diện).
6. Thời gian giải quyết và kết quả
-
Thời hạn xử lý: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
-
Kết quả:
-
Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện được gia hạn (thời hạn mới), hoặc
-
Văn bản từ chối nêu rõ lý do.
-
7. Xử phạt khi không gia hạn Giấy phép đúng hạn
Theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, nếu Văn phòng đại diện hết hạn mà không gia hạn kịp thời, thương nhân nước ngoài có thể bị phạt từ 60.000.000 – 100.000.000 đồng.
Ngoài ra, cơ quan chức năng có quyền thu hồi Giấy phép và yêu cầu chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
8. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện cần tuân thủ các quy định sau:
-
Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
-
Chỉ được phép xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu.
-
Thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ cho cơ quan quản lý.
-
Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội cho người lao động Việt Nam.
-
Không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, trừ trường hợp được ủy quyền hợp pháp.
9. Quy định về Trưởng Văn phòng đại diện
Theo Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Trưởng Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
-
Người đứng đầu chi nhánh của cùng hoặc khác thương nhân nước ngoài;
-
Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài;
-
Người đại diện pháp luật của tổ chức kinh tế tại Việt Nam.
👉 Trường hợp Giám đốc công ty không đồng thời là người đại diện pháp luật của thương nhân nước ngoài thì vẫn có thể làm Trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
10. Câu hỏi thường gặp
❓ Khi nào cần gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện?
Trong vòng 30 ngày trước khi hết hạn, thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ gia hạn để đảm bảo hoạt động liên tục.
❓ Có thể vừa gia hạn vừa điều chỉnh thông tin Văn phòng đại diện không?
Có. Thương nhân có thể nộp hồ sơ gia hạn và điều chỉnh thông tin cùng lúc để được cấp Giấy phép mới.
❓ Nếu không muốn tiếp tục hoạt động thì sao?
Thương nhân phải nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
11. Dịch vụ của 3MGROUP – Đại lý thuế chuyên nghiệp
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế và đầu tư nước ngoài, 3MGROUP cung cấp dịch vụ trọn gói gia hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài bao gồm:
✅ Tư vấn điều kiện, thời điểm, hồ sơ cần chuẩn bị
✅ Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ gia hạn
✅ Đại diện thương nhân nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan quản lý
✅ Hỗ trợ nộp báo cáo hoạt động, kê khai thuế TNCN, BHXH cho nhân sự
✅ Tư vấn chấm dứt hoặc điều chỉnh Giấy phép Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu)
Liên hệ 3MGROUP
📍 Địa chỉ: Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Hà Nội
📞 Hotline: 0388 255 232
🌐 Website: www.3mgroup.vn
✉️ Email: admin@3mgroup.vn
🔖 Dịch vụ kế toán – Đại lý thuế 3MGROUP
Tối ưu thuế – Tối đa hóa lợi nhuận
Đồng hành cùng doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam trên hành trình tuân thủ pháp lý, minh bạch tài chính và phát triển bền vững.
