QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HIỆN TẠI [2025] – HƯỚNG DẪN TỪ A ĐẾN Z
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế.
2. Khi nào cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Ngay sau khi được cấp mã số thuế và trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử hiện tại gồm 5 bước
Bước 1: Mua phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín
Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của Tổng cục Thuế như: Viettel, Easyinvoice, MeInvoice, CyberLotus…
Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ:
-
Tạo mẫu hóa đơn
-
Ký số lên hóa đơn
-
Kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế
Lưu ý: Doanh nghiệp cần có chữ ký số (Vật lý hoặc HSM) để ký hóa đơn điện tử.
Bước 2: Gửi tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKT-HĐĐT đến cơ quan thuế
Mẫu 01/ĐKT-HĐĐT là tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tờ khai được nộp trực tuyến trên:
-
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn
-
Hoặc thông qua phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp
Bước 3: Cơ quan thuế xem xét và phản hồi
Sau khi tiếp nhận tờ khai:
-
Chấp nhận: Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
-
Từ chối: Cơ quan thuế phản hồi lý do từ chối qua email hoặc hệ thống thuế điện tử.
Bước 4: Bổ sung hồ sơ nếu bị từ chối – Trình bày rõ hoạt động kinh doanh
Trong nhiều trường hợp (đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập hoặc không có trụ sở rõ ràng), cơ quan thuế sẽ yêu cầu:
-
Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ chứng minh hoạt động kinh doanh thực tế
-
Thuyết minh rõ về quy mô, phương thức hoạt động, hợp đồng, doanh thu dự kiến…
Tip: Nên liên hệ trực tiếp bộ phận một cửa hoặc đội quản lý thuế để được hướng dẫn cụ thể và nhanh chóng được chấp thuận.
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ sơ bộ để nộp cơ quan thuế (nếu cần)
Hồ sơ bổ sung thường gồm:
-
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản scan công chứng)
-
Hợp đồng thuê/mua địa điểm kinh doanh (kèm ảnh mặt bằng thực tế)
-
Hợp đồng cung cấp dịch vụ/đơn đặt hàng (nếu đã có khách hàng) (Hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán…)
-
Giấy tờ mua tài sản, thiết bị (nếu có) (Hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán…)
-
Hình ảnh bảng hiệu, nhân sự, máy móc
4. Kết luận
Việc đăng ký hóa đơn điện tử là bắt buộc và cần được chuẩn bị kỹ từ đầu để tránh gián đoạn kinh doanh. Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp để được hỗ trợ từ A–Z, đảm bảo đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
