Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho Hay Ghi Nhận Chi Phí Tổn Thất Trực Tiếp?

Trong công tác kế toán cuối năm, việc xử lý hàng tồn kho hư hỏng, sai quy cách hoặc lỗi thời luôn là bài toán khó. Doanh nghiệp thường phân vân giữa việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hay ghi nhận thẳng vào chi phí tổn thất trong kỳ.

Việc hiểu sai bản chất hai nghiệp vụ này không chỉ làm sai lệch báo cáo tài chính mà còn dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Cùng 3MGROUP phân tích chi tiết quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC và các công văn hướng dẫn mới nhất năm 2026.

1. Bản chất của dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo quy định, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được thực hiện khi hàng hóa thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Hàng hóa vẫn còn nằm trong kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

• Giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc (do biến động thị trường, hư hỏng nhẹ hoặc lỗi thời).

• Có bằng chứng tin cậy về việc giảm giá trị tài sản.

Nói cách khác, dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ghi nhận trước một khoản lỗ dự kiến cho những tài sản vẫn còn giá trị sử dụng nhưng không còn đáng giá như lúc mua ban đầu.

2. Khi nào không được trích lập dự phòng mà phải ghi nhận chi phí?

Nhiều kế toán nhầm lẫn rằng mọi lô hàng hư hỏng đều có thể trích lập dự phòng. Tuy nhiên, nếu hàng hóa thuộc các trường hợp sau, doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

• Hàng hóa đã bị tiêu hủy: Khi hàng đã không còn trong kho, giá trị bằng 0, doanh nghiệp phải ghi nhận trực tiếp vào chi phí tổn thất (632).

• Hàng hư hỏng hoàn toàn: Sai quy cách nặng, không thể bán hay tái chế. Lúc này tổn thất đã xác định rõ ràng, không còn tính chất “dự phòng”.

• Lỗi do quản lý: Các khoản tổn thất do lỗi chủ quan của doanh nghiệp thường không được chấp nhận trích lập dự phòng để tính vào chi phí được trừ.

Tiêu chí	Dự phòng giảm giá hàng tồn kho	Ghi nhận chi phí tổn thất trực tiếp
Trạng thái hàng	Vẫn còn tồn trong kho	Đã tiêu hủy hoặc hỏng hoàn toàn
Giá trị hàng	> 0 nhưng < Giá gốc	Bằng 0 hoặc bằng giá phế liệu
Mục đích	Ghi nhận lỗ dự kiến	Ghi nhận tổn thất thực tế

3. Điều kiện để chi phí hàng hư hỏng được tính là chi phí hợp lệ

Theo Công văn 798/CTBDU-TTHT và các quy định về thuế TNDN, không phải mọi khoản chi phí tiêu hủy hàng sai quy cách đều được trừ. Doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Nguyên nhân khách quan: Tổn thất phải do thiên tai, hỏa hoạn, biến đổi sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn sử dụng.

2. Hồ sơ minh chứng: Đây là yếu tố sống còn để “vượt qua” kỳ quyết toán thuế.

Bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm: Biên bản kiểm kê, quyết định tiêu hủy của Ban giám đốc, biên bản xác định giá trị tổn thất và hồ sơ bồi thường (nếu có). Bạn có thể tham khảo thêm quy trình tại Cổng thông tin Bộ Tài chính (Liên kết ngoài uy tín).

4. Những sai lầm thường gặp khi quyết toán thuế TNDN

• Trích lập dự phòng “khống”: Nhằm giảm số thuế TNDN phải nộp mà không có bảng kê chi tiết và bằng chứng giá thị trường sụt giảm.

• Thiếu biên bản xác nhận: Khi tiêu hủy hàng sai quy cách nhưng không lập biên bản có sự chứng kiến của các bên liên quan.

• Nhầm lẫn tài khoản: Hạch toán sai giữa tài khoản dự phòng (2294) và tài khoản chi phí giá vốn (632) dẫn đến sai lệch chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

5. Dịch vụ tư vấn rà soát hàng tồn kho tại 3MGROUP

Việc xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho đòi hỏi sự am hiểu sâu về cả chuẩn mực kế toán và luật thuế. 3MGROUP với đội ngũ Đại lý thuế chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp:

✅ Rà soát danh mục hàng tồn kho, xác định đúng đối tượng cần trích lập dự phòng.

✅ Hoàn thiện bộ hồ sơ tiêu hủy hàng hóa hư hỏng đúng chuẩn để được trừ thuế.

✅ Tư vấn cách hạch toán tối ưu, giảm thiểu rủi ro bị truy thu khi thanh tra thuế.

Bảo vệ con số – Nâng tầm doanh nghiệp cùng 3MGROUP!

• Hotline: 0388 255 232

• Website: https://3mgroup.vn/

Tham khảo thêm: Bộ hồ sơ đầy đủ để Hàng hóa hết hạn sử dụng được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ?

✅ Hãy để 3MGROUP giúc doanh nghiệp bạn tránh xa rủi ro thuế từ những búi toán nhỏ!