Quy Trình Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Hiện Tại [2026] – Hướng Dẫn Từ A Đến Z

Từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Luật Quản lý thuế. Việc nắm vững quy trình đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật mà còn tránh được các rủi ro bị từ chối phát hành hóa đơn khi có khách hàng.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Để được sử dụng chính thức, doanh nghiệp phải hoàn tất quy trình đăng ký hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp thuận thông qua tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT.

2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử hiện tại gồm 5 bước chuẩn

Bước 1: Mua phần mềm và Chữ ký số

Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín đã kết nối với Tổng cục Thuế. Đồng thời, doanh nghiệp phải có Chữ ký số (Token hoặc HSM) để thực hiện ký số trong quy trình đăng ký hóa đơn điện tử.

Bước 2: Gửi tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKT-HĐĐT

Kế toán tiến hành lập tờ khai mẫu 01/ĐKT-HĐĐT trực tiếp trên phần mềm hóa đơn hoặc thông qua cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (Link ngoài Dofollow uy tín). Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình đăng ký hóa đơn điện tử.

Bước 3: Đợi cơ quan thuế xét duyệt

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối. Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn ngay lập tức.

Bước 4: Giải trình và bổ sung hồ sơ (Nếu cần)

Nhiều trường hợp doanh nghiệp mới thành lập bị từ chối do chưa rõ địa điểm kinh doanh. Lúc này, quy trình đăng ký hóa đơn điện tử sẽ yêu cầu doanh nghiệp nộp bổ sung:

• Hợp đồng thuê văn phòng và hình ảnh bảng hiệu thực tế.

• Hồ sơ năng lực hoặc hợp đồng đầu ra/đầu vào dự kiến.

Bước 5: Kích hoạt hệ thống và phát hành

Sau khi có thông báo Chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện thiết lập mẫu hóa đơn và bắt đầu sử dụng chính thức.

3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

• Hồ sơ minh bạch: Luôn chuẩn bị sẵn ảnh chụp trụ sở, máy móc, nhân sự để chứng minh hoạt động kinh doanh thực tế nếu cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.

• Thời điểm đăng ký: Nên thực hiện ngay sau khi có Giấy phép kinh doanh để tránh bị động khi phát sinh đơn hàng đầu tiên.

FAQ: Giải đáp về đăng ký hóa đơn điện tử

Câu 1: Tôi có thể tự thực hiện quy trình đăng ký hóa đơn điện tử không? Trả lời: Có, nếu bạn có chữ ký số và nắm vững nghiệp vụ kế toán thuế. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, nhiều doanh nghiệp chọn dịch vụ trọn gói của 3MGROUP.

Câu 2: Nếu bị từ chối tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT thì phải làm sao? Trả lời: Bạn cần đọc kỹ lý do từ chối trong email của cơ quan thuế, sau đó điều chỉnh thông tin hoặc liên hệ trực tiếp đội quản lý thuế để giải trình.

Dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ 3MGROUP

Việc hoàn thiện quy trình đăng ký hóa đơn điện tử đôi khi gặp rào cản từ phía cơ quan quản lý. 3MGROUP với đội ngũ Đại lý thuế chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

✅ Tư vấn lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn tối ưu chi phí.

✅ Soạn thảo và nộp tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKT-HĐĐT.

✅ Đại diện doanh nghiệp giải trình thực tế với cơ quan thuế để được duyệt nhanh nhất.

Liên hệ 3MGROUP để khởi đầu kinh doanh vững chắc:

• Hotline: 0388 255 232

• Website: https://3mgroup.vn/